¿Cómo compartir o enviar archivos en el entorno de la Universidad de Cádiz?

 

Siempre que necesitamos distribuir a otras personas algún archivo o conjunto de archivos no tenemos claro el medio a través del que queremos hacerlo, en el caso de archivos pequeños tal vez un simple correo electrónico pueda ser la opción correcta, pero cuando tratamos con archivos pesados o conjuntos de archivos voluminosos el correo electrónico ya no es la opción adecuada.

Una vez descartado el correo electrónico solemos pensar en utilizar un pendrive o un disco duro externo para transportar los archivos y llevarlos físicamente a donde queremos. Puede ser una buena opción aunque existen algunas pegas, sobre todo puede ser un riesgo en cuanto a seguridad se refiere, ya que al conectar dichos dispositivos a equipos desconocidos siempre existe un riesgo en referencia a software malicioso. Otra de las pegas es la más evidente: Olvidarse el pen o disco duro antes de salir puede ser fatal.

Evidentemente tener copias de seguridad física de nuestros archivos, en disco duros, siempre es una buena opción con una política adecuada, pero a la hora de distribuir archivos tal vez no sea la opción más aconsejable.

¿Qué opciones tenemos entonces?

La solución es utilizar los servicios de almacenamiento en la nube.

¿Y al trabajar en el entorno UCA cuáles son las opciones más adecuadas?.

Pues hay dos que cumplen perfectamente la función:

  • Google Drive
  • consigna.uca.es


Google Drive
es un servicio de Google que nos permite tener alojados en la nube nuestros archivos, entre otras cosas interesantes. La gran ventaja de este servicio frente a otro tipo de servicios gratuitos disponibles en la red, que tienen similares características en cuanto a almacenamiento se refiere, es precisamente eso: Su capacidad de almacenamiento. Y es que  al ser docente en la UCA se tiene derecho a crear una cuenta Gmail de Google,  y dicha cuenta da acceso a un repositorio de archivos, Google Drive, cuyo espacio de almacenamiento es prácticamente ilimitado.

Este servicio se solicita desde aquí:

Solicitud de cuenta  de aplicaciones Google

Con una cuenta de Gmail de este tipo, que da acceso a Google Drive, distribuir/compartir ficheros con cualquier persona o tenerlos en la nube para poder acceder a ellos desde cualquier lugar, en cualquier momento, es sumamente sencillo, y no tendremos que preocuparnos por el tamaño del conjunto de nuestros archivos, cosa que sí ocurrirá si utilizamos cualquier otra aplicación del mismo tipo con una cuenta que no sea de pago.

La otra opción que hemos mencionado es la web http://consigna.uca.es 

 

consigna

 

¿Es Consigna una alternativa a Google Drive?

Sí y no. En primer lugar Consigna no tiene la misma funcionalidad que Google Drive, de hecho solo tiene una única funcionalidad que es alojar ficheros en la nube para descargarlos desde cualquier ubicación durante un tiempo limitado, así que evidentemente no puede competir con Google Drive, pero entonces…

¿Porqué es interesante utilizar Consigna? ¿Y en qué casos?

Pues por una razón muy sencilla, porque utilizándola desde la red de la UCA, bien sea conectados por cable o por wifi, es una aplicación muy rápida, enormemente rápida, tanto para subir archivos como para descargarlos. El caso mas adecuado para usar Consigna es cuando se tengan que distribuir archivos que sean muy grandes, que no los tengamos aún en la nube y que además tengamos prisa, y sobre todo cuando no se necesite que esos archivos estén disponibles indefinidamente.

En estas condiciones Consigna es la solución, ya que cualquier otra solución con archivos grandes suele ser muy lenta.

¿Cuándo usar Consigna y cuando Google Drive?

Es muy sencillo seleccionar la opción adecuada en cada momento atendiendo a lo que se necesita y a la prisa que se tenga:

  • Cuando se necesite que los archivos estén disponibles de manera indefinida: Google Drive.
  • Cuando estando conectados a la red de la UCA no necesitemos que los archivos estén disponibles de manera indefinida, sean archivos grandes y se tenga prisa: Consigna.

 

Para terminar hay que recordar que Google Drive tiene muchísimas funcionalidades muy interesantes aparte de la que hemos visto aquí, y que existen muchas alternativas a Drive en lo que se refiere a su funcionalidad de almacenamiento en la nube, como Dropbox o productos similares, que además incluso pueden ser más sencillas de manejar. Pero la opción te tener una cuenta Gmail/UCA con las ventajas que conlleva en espacio de almacenamiento la hacen la opción más atractiva.